Khi doanh nghiệp có sự thay đổi một hoặc nhiều thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh như tên, địa chỉ, vốn, thành viên, ngành nghề kinh doanh,… thì bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Theo quy định tại điều 30 Luật Doanh Nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.
Những lưu ý khi thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp:
- Tên công ty:
- Tên mới của doanh nghiệp không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp khác đã đăng ký.
- Nếu công ty thực hiện chuyển đổi loại hình doanh nghiệp về cơ bản vẫn giữ được tên cũ.
- Doanh nghiệp thay đổi tên cần chú ý các dấu hiệu nhận diện thương hiệu doanh nghiệp như: đăng ký nhãn hiệu, tên miền phù hợp với tên công ty thay đổi.
- Trụ sở chính:
- Địa chỉ mới phải rõ ràng, cụ thể, có thể liên hệ được trong mọi hình thức: trực tiếp, thư tín. Trong trường hợp không thể liên lạc được với doanh nghiệp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế có thể khóa mã số doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt tại chung cư có chức năng để ở. Cơ quan đăng ký doanh nghiệp không cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh thay đổi đối với doanh nghiệp đặt tại căn hộ nhà chung cư, nhà tập thể dạng chung cư.
- Ngành nghề kinh doanh:
- Doanh nghiệp kê khai cụ thể ngành, nghề kinh doanh được bổ sung; Đối với các ngành nghề cũ chưa áp mã ngành nghề phải thực hiện mã hóa ngành nghề cho các ngành nghề cũ theo mã ngành cấp 4. Đối với các ngành nghề bổ sung mới cũng cần áp mã ngành nghề theo mã ngành cấp 4 theo Quyết định 27/2018/QĐ-TTg.
- Ngành, nghề kinh doanh được bỏ khỏi danh sách đã đăng ký với cơ quan ĐKKD: Khi muốn thu hẹp lĩnh vực kinh doanh cần thực hiện cắt giảm, loại bỏ ngành nghề ra khỏi danh sách ngành nghề kinh doanh.
- Ngành, nghề kinh doanh được sửa đổi nội dung chi tiết: Trường hợp doanh nghiệp đăng ký kinh doanh trước thời điểm Quyết định 27/2018/QĐ-TTg có hiệu lực thì đối với những ngành nghề kinh doanh có sự thay đổi, doanh nghiệp cần tiến hành sửa đổi, cập nhật lại cho phù hợp.
- Thay đổi, tăng, giảm vốn điều lệ của công ty:
- Doanh nghiệp chỉ được giảm vốn khi đã hoạt động từ 02 năm trở lên, phải đáp ứng điều kiện và chỉ được giảm theo tỷ lệ phần trăm đang sở hữu.
- Doanh nghiệp giảm vốn điều lệ cần lưu ý ngành nghề yêu cầu vốn pháp định.
- Doanh nghiệp được phép tăng vốn theo nhu cầu và phải thông báo thay đổi đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày góp vốn.
- Khi tăng vốn điều lệ doanh nghiệp là tổ chức phải góp vốn tăng bằng hình thức chuyển khoản qua tài khoản công ty.
- Khi tăng vốn có thể sẽ ảnh hưởng đến mức thuế môn bài, doanh nghiệp cần kê khai và nộp thuế môn bài bổ sung theo quy định.
- Thêm thành viên công ty TNHH 1 thành viên:
- Khi công ty TNHH 1 thành viên thêm thành viên thì bên cạnh việc thực hiện thủ tục thay đổi phải nộp song song hồ sơ chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Chuyển nhượng cổ phần:
- Không thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh
- Công ty cần kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân do chuyển nhượng cổ phần.
- Chuyển nhượng vốn công ty TNHH:
- Phải thực hiện thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh
- Công ty cần thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân cho bên chuyển nhượng.
- Cập nhật danh sách thành viên, tỷ lệ vốn góp sau khi chuyển nhượng vốn
- Thay đổi người đại diện theo pháp luật:
- Công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
- Một người có thể làm người đại diện theo pháp luật của nhiều công ty (trừ một số trường hợp đặc thù liên quan đến công ty đại chúng).
- Trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đang bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp không được thay đổi người đại diện theo pháp luật.
- Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì cũng không thể đăng ký làm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp.
- Cá nhân từng là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản thì cũng không được làm người đại diện pháp luật mới cho công ty.
- Người đại diện là người đi thuê công ty cần lưu giữ Hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm với người đại diện mới.
- Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp làm thay đổi nội dung điều lệ thì trong biên bản họp phải ghi rõ nội dung được thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp.
Lệ phí thay đổi thông tin doanh nghiệp là miễn phí, doanh nghiệp chỉ cần nộp chi phí công bố thông tin thay đổi trên cổng thông tin quốc gia: 100.000 VND và phí thay đổi con dấu công ty: 200.000 VND (trường hợp thay đổi thêm dấu công ty) khi thay đổi.